Хочете автоматизувати, але не знаєте що
Ручної роботи багато, а з чого почати — незрозуміло. Аудит дає перелік кандидатів і порядок змін.
Автоматизація
Аудит бізнес-процесів
Розбираємо, як процес працює насправді: хто що робить, звідки бере дані й де виникають затримки. Ви отримуєте опис процесу й обґрунтований порядок змін — що автоматизувати першим, що спростити, а що залишити людям.
Що таке аудит бізнес-процесів в Eqvola
Це розбір одного або кількох процесів до того, як щось автоматизувати чи купувати нову систему. Проходимо шлях заявки, замовлення, документа чи звіту від події до результату й дивимося, що відбувається на кожному кроці.
Говоримо з людьми, які виконують роботу, і дивимося на реальні приклади, а не лише на інструкції. Так видно паралельні таблиці, ручне копіювання й очікування погоджень.
Не кожну проблему вирішує автоматизація. Іноді досить домовитися про правило, прибрати зайвий крок або налаштувати інструмент, який у вас уже є. Це ми теж називаємо прямо.
Аудит не включає впровадження. З результатами можна працювати самостійно, з іншою командою або з нами. Економію часу у відсотках не обіцяємо: оцінюємо її лише там, де є дані для вимірювання.
Коли потрібен аудит процесів
Дані живуть у кількох таблицях
Ту саму інформацію вносять у різні місця, а цифри не збігаються. Знайдемо, де виникають розбіжності.
Задачі губляться між командами
Незрозуміло, хто відповідає за наступний крок і де перевірити статус. Опишемо маршрут і місця, де він переривається.
Процес тримається на одній людині
Лише один працівник знає, як усе зробити правильно. Зафіксуємо логіку й винятки, щоб процес можна було відтворити й передати.
Перед вибором CRM чи нової системи
Вимоги до інструмента краще виводити з опису процесу, а не з реклами постачальника.
Можливо, вам потрібне інше
Питання в рекламі, сайті й каналах залучення → Маркетинговий аудит
Процес зрозумілий, і вже відомо, які системи треба поєднати → Інтеграція сервісів і систем
Рішення про CRM ухвалене, потрібні вибір і налаштування → Впровадження та налаштування CRM
Що входить в аудит бізнес-процесів
Поточний процес
- інтерв’ю з людьми, які виконують і контролюють роботу;
- розбір реальних прикладів заявок, замовлень чи документів;
- кроки, ролі, передавання між командами й точки очікування;
- винятки: що роблять, коли даних бракує або щось пішло не так.
Системи й дані
- перелік інструментів, таблиць і сервісів у процесі;
- звідки беруться дані й де їх вводять повторно;
- наявність інтерфейсів для інтеграції в ключових системах;
- питання доступів і безпеки, які варто врахувати.
Висновки й пріоритети
- проблемні місця з поясненням, на чому ґрунтується висновок;
- кандидати на автоматизацію з оцінкою частоти, ручної участі й ціни помилки;
- варіант рішення для кожного: правило, налаштування, інтеграція чи розробка;
- рекомендована послідовність змін.
ЯК МИ ПРАЦЮЄМО
Як проходить аудит
Ви визначаєте процес і людей для розмов, ми збираємо факти й готуємо висновки.
- 01
Межі аудиту
Обираємо процеси, з яких почати, і питання, на які треба відповісти. Результат: погоджений обсяг і перелік учасників.
- 02
Збір фактів
Проводимо інтерв’ю, дивимося на приклади й системи. Звіряємо, як процес описаний і як він працює насправді.
- 03
Опис процесу
Фіксуємо кроки, ролі, дані й винятки. Результат: опис поточного стану, який ви перевіряєте й уточнюєте.
- 04
Аналіз і варіанти
Оцінюємо проблемні місця й можливі рішення, перевіряємо доступність підключень. Окремо позначаємо, де потрібне рішення людини.
- 05
Розбір результатів
Проходимо висновки разом із власником процесу. Результат: зрозумілий план, що змінювати першим і що можна відкласти.
Що ви отримуєте
Опис поточного процесу
Кроки, ролі, системи, дані й винятки у зрозумілому для команди вигляді.
Перелік проблемних місць
Де губляться дані, час і відповідальність — з поясненням, звідки це видно.
Список змін за пріоритетом
Що автоматизувати, спростити або залишити людям і в якому порядку.
Вимоги до інструментів
Основа для вибору CRM, інтеграцій чи власної розробки без зайвих функцій.
Що потрібно від вас
- власник процесу, який погоджує обсяг і висновки;
- час працівників для коротких розмов про їхню роботу;
- реальні приклади заявок, замовлень, документів чи звітів;
- доступ до систем і таблиць у погодженому обсязі, здебільшого достатньо перегляду;
- відомі вам обмеження: юридичні, безпекові, бюджетні.
Конфіденційні дані можна показати на знеособлених прикладах.
Від чого залежить вартість
Формати співпраці
Аудит одного процесу. Наприклад, шлях заявки від звернення до угоди або оформлення замовлення.
Комплексний аудит. Кілька пов’язаних процесів і систем, щоб побачити їхній взаємний вплив.
Від чого залежить вартість
- кількості процесів і команд, які в них беруть участь;
- кількості систем і джерел даних;
- складності правил і винятків;
- доступності людей і матеріалів для розбору.
Що оплачується окремо
- впровадження змін — окремий етап із власною оцінкою;
- ліцензії інструментів, які ви оберете за результатами аудиту.
FAQ
Питання про аудит бізнес-процесів
Не знайшли свого питання?
Напишіть його у формі, і ми відповімо.
До формиЧим аудит процесів відрізняється від маркетингового аудиту?
Маркетинговий аудит перевіряє рекламу, сайт, контент і дані про залучення клієнтів. Аудит процесів дивиться всередину: як заявки, замовлення, документи й дані рухаються між людьми та системами. Якщо звернень замало, вам ближчий маркетинговий аудит.
Чи обов’язково після аудиту замовляти автоматизацію у вас?
Ні. Висновки й опис процесу залишаються у вас, з ними може працювати ваша команда або інший підрядник. Впровадження з нами оцінюємо окремо.
Ви порахуєте, скільки часу ми заощадимо?
Якщо є дані про частоту операцій і час на них, оцінимо можливий ефект і покажемо розрахунок. Без вимірювання відсотків економії не називаємо: це була б здогадка.
А якщо автоматизувати нічого не варто?
Таке можливо. Інколи простіше змінити правило, прибрати зайвий крок або навчити команду працювати з наявним інструментом. Скажемо це прямо, а не підганятимемо висновки під наступний етап. Усі питання та відповіді
Автоматизація
Автоматизація бізнес-процесів
- Аудит бізнес-процесів
- Впровадження та налаштування CRM
- Інтеграція сервісів і систем
- Автоматизація продажів і заявок
- Автоматизація маркетингу
- Автоматизація операційних процесів
- Чатботи та AI-асистенти
- Автоматизація звітності
- Підтримка автоматизацій
ВАШ НАСТУПНИЙ КРОК
Обговорімо ваше завдання
Розкажіть, що вже є, що не працює та якого результату очікуєте. Переглянемо запит, уточнимо деталі й запропонуємо наступний крок.